Blog: Help! Hoe organiseer ik een congres?

CongresBij het organiseren van een congres komt een hoop kijken. Niet alleen het bepalen van de inhoud van het congres is belangrijk maar ook de locatie en het marketingplan dragen bij aan het succes van uw congres. Geen idee waar te beginnen? Geen stress, hierbij 4 tips voor het organiseren van een congres!

1. Grote lijnen

Begin met het in kaart brengen van de grote lijnen zoals de datum, het thema en het doel van het congres en het type sprekers dat u uit wilt nodigen. Door ruim van te voren over de grote lijnen na te denken heeft u straks een duidelijk beeld van uw wensen wanneer u meer in gaat op de details.

2. Locatie

Ga tijdig op zoek naar een geschikte congreslocatie. U wilt er immers wel van verzekerd zijn dat de locatie van uw wens nog een ruimte beschikbaar heeft op de door u gekozen datum! Stel een budget vast en zet uw belangrijkste wensen zoals bijvoorbeeld bereikbaarheid, gratis wifi en daglicht voor uzelf op een rijtje. Denk daarnaast ook aan de inhoud van de catering, audiovisuele middelen zoals geluidsversterking en aankleding van de zaal. Bepaal de gewenste opstelling van de zaal met de aanwezige sprekers, bij een bijzondere opstelling kunt u de locatie een plattegrond toesturen. Een professionele congreslocatie zal u graag adviseren over de vele mogelijkheden.

3. Marketing

Zodra u de inhoud van het congres heeft bepaald en de sprekers en dagvoorzitters gekozen zijn kunt u het definitieve programma bepalen en de uitnodiging versturen. U kunt uw congres onder andere promoten door gebruik van social media en het versturen van een mailing en flyers. Denk ook eens aan het gebruik van een eigen hashtag die u bijvoorbeeld in de uitnodiging vermeldt. Door het gebruik van een eigen hashtag kunnen gasten vooraf, tijdens en na de bijeenkomst makkelijk met elkaar in contact komen en kunt u uw gasten via Twitter makkelijk bereiken.

4. Laatste details

Komt het congres al in zicht? Dan is het tijd voor de laatste details. Zorg dat de sprekers én gasten in het bezit zijn van een routebeschrijving naar de locatie. Wilt u dat de deelnemers zich registreren? Vraag dan vooraf een registratiebalie aan en laat badges maken. Verstuur daarnaast een draaiboek naar de aanwezige medewerkers , sprekers én naar de locatie, zo kunnen zij inspelen op eventuele bijzonderheden. Wordt er tijdens het congres gebruik gemaakt van catering? Inventariseer dan vast of er gasten met dieetwensen aanwezig zullen zijn.

Benieuwd naar de mogelijkheden voor uw congres, symposium of seminar in Regardz Gele Kegels Eindhoven? We denken graag met u mee en voorzien u graag van een passend advies om uw bijeenkomst tot een succes te brengen! Neem contact met ons op via het contactformulier of bel naar 040 – 202 60 00. 

Gele Kegels Eindhoven geeft kleur aan uw bijeenkomst!