Blog: 7 tips voor een effectieve vergadering

vergadering U kent het vast wel, lange vergaderingen waarvan u na afloop zeker weet dat u uw tijd productiever had kunnen besteden. Soms is het doel van een vergadering onduidelijk, zijn collega’s onvoorbereid of komen er tijdens de vergadering veel nieuwe punten naar voren. Resultaat: de vergadering duurt langer dan gepland en het doel is vaak niet bereikt.

Hieronder vindt u 7 tips om uw vergadering zo efficiënt mogelijk voor te bereiden en te houden.

1. DOEL
Het doel van de vergadering moet bij iedereen duidelijk zijn. Moeten er tijdens de vergadering beslissingen genomen worden? Moeten er ideeën bedacht worden of gaat het om een evaluatie? Door het doel vooraf duidelijk te maken zorgt u dat iedereen op één lijn zit en voorbereid is.

2. AGENDA
Zorg dat de agenda tijdig verspreid is en dat deelnemers hun agendapunten vooraf aan kunnen leveren. Door een agenda te gebruiken zorgt u dat de vergadering gestructureerd verloopt en er geen belangrijke punten vergeten worden.

3. DEELNEMERS
Bedenk van te voren goed wie u voor de vergadering uitnodigt. Immers is het zonde van de productiviteit als collega’s niet persé aanwezig hadden hoeven zijn en dus andere werkzaamheden hadden kunnen doen.

4. EEN GOEDE VOORBEREIDING, IS HET HALVE WERK
Bent u voorzitter van de vergadering? Zorg dan dat u op tijd aanwezig bent om uzelf op een ontspannen wijze voor te bereiden. Niets is zo vervelend als u uw laptop nog aan de praat probeert te krijgen terwijl er al mensen op u zitten te wachten.

5. AAN HET WOORD
Probeer elke collega evenveel aan het woord te laten komen. Zo krijgt iedereen de kans om zijn zegje te doen, dit zal uiteindelijk bijdragen aan de effectiviteit van de vergadering.

6. ENERGIZERS
Vergaderingen kunnen al snel langdradig worden of vastlopen. Probeer tijdens of na de pauze eens een energizer te doen. Energizers zijn oefeningen met een fysiek element om weer energie te krijgen. Ideaal om een after-lunch dip te voorkomen! Voorbeelden van energizers: een buitenwandeling tijdens de lunch, een loop- en stilstaan oefening in de zaal of een opdracht op de gang.

7. NOTULEN
Maak gebruik van een notulist. U kunt hier vooraf iemand voor aanwijzen of gebruik maken van een Notuleerservice. Daarnaast kunt u het geluid of beeld van uw vergadering opnemen. Een goede verslaglegging met daarbij een duidelijke actielijst verhoogt de efficiëntie van uw vergadering.

Vergadering